The Valdi's

Ada banyak cara dan metode dalam membuat dokumentasi sistem
informasi yang dapat dipilih sesuai dengan tujuan. Secara garis besar
ada ada 3 tujuan pembuatan dukumentasi sistem.
1. Untuk menjelaskan cara kerja sistem. Dukumentasi sebuah sistem
sangat berguna dalam menjelaskan cara kerja sebuah sistem,
dengan menggunakan dukumentasi kita dapat menjelaskan cara
kerja sistem yang rumit dan panjang dalam waktu yang sangat
singkat.
2. Alat dalam merancang sistem informasi. Rancangan sistem
informasi sebelum dikembangkan tidak dapat diingat semua oleh
disainer. Kalaupun semuanya dapat diingat rancangan itupun perlu
dikomunikasiskan kepada orang lain sebelum dikembangkan.
3. Alat bagi auditor dalam mempelajari, mengevaluasi dan sekaligus
mendokumentasikan pemahamannya terhadap sistem pengendalian
internal kontrol kliennya.
Berikut ini akan dibahas beberapa jenis dukumentasi sistem informasi.
Bagan Arus ( Flowchart)
Bagan Arus merupakan alat domumentasi yang paling tua dalam
akuntansi, karena sudah digunakan semenjak sistem akuntasni masih
dilakukan secara mananual, dan masih digunakan sampai sekarang
untuk mendokumentasikan sistem akuntansi biarpun telah berbasis
komputer.
Setelah sistem informasi berbasis komputer berkembang Bagan arus
ini sering dipecah jadi dua, satu yang fokus pada aliran dokumen yang
disebut dengan Bagan Arus Dokumen dan yang fokus pada sistem
komputernya yang disebut dengan Bagan Arus Sistem.
Simbol-simbol
Dalam pembuatan bagan arus digunakan simbol-simbol dengan arti
tertentu. Biarpun tidak ada aturan khusus dalam penggunaan sismbol
penggunaan simbol yang lazim akan sangat membantu pembaca
bagan dalam memahami sistem yang ingin dipahaminya. Berikut
bebrapa simbol yang lazim
Amsal Djunid 51
= Dokumen
= Arus dokumen
= Proses manual
= Catatan manual
- - - - - - - - - -> = Arus data tanpa dokumen
= Arsip manual A = berdasarkan abjat
D = berdasarkan tanggal
N = berdasarkan nomor
= Proses menginput data ke komputer
= Proses elektronik
= Penghubung
= Pemilihan (keputusan)
A

= file komputer
= Arus barang
= Arus Uang
= keterangan tambahan
Bagan Arus Dokumen
Sesuai dengan namanya bagan arus dokumen menggambarkan arus
dukumen dalam sebuah sistem. Bagan ini menjelaskan asal atau yang
menyiapkan dokumen, serta perlakuan terhadap dokumen tersebut.
Dalam pembuatan bagan ini dokumen diarti secara luas, sehingga
mencakup aliran data biarpun tanpa dokumen dan aliran pisik uang
dan barang yang dianggap penting.
Cara Pembuatan, biarpun tidak ada aturan dan cara pembuatan yang
harus diikuti, tetapi dalam belajar dapat dipedomani langkah-langkah
berikut.
1. Indefikasikan bagian, unit, petugas yang terkait dengan sistem
yang akan didokumentasikan.
2. Identifikasi dokumen-dokumen yang digunakan, yaitu nama
dokumen, asal aatau yang menyaiapkan, jumlah rangkap dan
Rupiah
Amsal Djunid 53
perlakuan terhadap masing-masing dokumen. Perlakuan terhadap
dokumen kemungkinannya adalah dikirim, dicatat, disimpan, atau
dimusnahkan.
3. Siapkan bagan atau gambar
 Gunakan bagian, unit atau petugas sebagai judul kolom
 Usahakan bagan dibaca dari kiri ke kanan
 Gunakan simbol penghubung untuk menghindari garis alir
saling berpotongan pada sistem yang rumit
 Usahakan bagan hanya berada dalam satu halaman.
4. Identifikasi dan tambahkan aliran pisik barang dan aliran pisik
uang yang dianggap penting.
5. Tambahkan penjelasan tambahan jika diperlukan
6. Buat keterang simbol-simbol
Contoh
Bagan arus dokumen berikut dibuat berdasarkan uraian dibawah ini.
Dalam melakukan penjualan petugas bagian penjualan menerima
pesanan dari pelanggan.. Jika penjualan dapat disetujui, bagian
penjualan menyiapkan oder penjualan dalam rangkap 3 satu untuk
arsip dan dua lembar disampaikan ke bagian gudang untuk disiapkan
dan dikirimkan barangnya. Bagian gudang mengirim barang bersama
lembar kedua Order penjualan. Setelah barang dikirim bagian gudang
menandatangi order penjualan lemar 1 tanda barang telah dikirim, dan
meneruskan order penjualan yang telah dirim barangnya tersebut ke
bagian akuntansi untuk dibuatkan faktur. Bagian akuntansi mencatat
penjualan dengan komputer dan mencetak faktur dalam rangkap dua,
satu lembar dikirim ke pelanggan dan satu lembar disimpan bersama
order penjualan lembar pertama.
Dari keterang diatas dapat diidentifikasi bagian dan unit terkait
adalah; Bagian Penjualan, Bagian Gudang, dan Bagian Akuntansi, dan
entiti eksternal Pelanggan.
Dokumen yang digunakan adalah;
Order Penjualan (dibuat oleh bagian Penjulan rangkap 3)
Lembar 1 dan 2 ke bagian Gudang, lemabr 1 dikirm ke pada
langganan bersama barang, dan lembar 2 ke bagian akuntansi
Faktur Penjualan (dibuat rangkap 2), asli untuk pelanggan dan lembar
ke dua disimpan bersama lembar 1 order penjualan.



Bagan Arus System
Bagan Arus System, seperti telah disebutkan diatas memiliki focos
pada pendokumentasian proses pengeolahan data secara electronik
(komputer). Sehingga dari bagan ini akan dapat diketahui, pendekatan
pengolahan data yang diagunakan batch atau on-line dan catatan yang
diaupdata atau dibuat setiap terjadi peroses.
Contoh

Berikut ini contoh Bagan Arus Sistem pengolahan data penjualan
yang menggunakan pendekatan on-line processing. Setelah barang
dikirim order penjualan diinput ke komputer menggunakan terminal
on-line. Dengan menggunakan software aplikasi penjualan maka
secara otomatis akan ter update tiga file; master file piutang usaha,
masterfile persediaan dan log transaksi penjualan dan faktur penjualan
dapat dicetak. Daftar Saldo Piutang disiapkan dengan menggunakan
software aplikasi Saldo Piutang.


Pesanan
Pelanggan
Pesanan
Pelanggan
Meyiapkan
Order
Penjualan
Order
Penjualan
Order
Penjualan
Order
Penjualan
Order
Penjualan
Order
Penjualan
Mengirim
baarang
Order
Penjualan
Order
Penjualan
Order
Penjualan
Faktur
PenjFuaakltaunr
Penjualan
Ke
Pelanggan
Amsal Djunid 56
Gambar 5.2: System Flowchart Penjualan On-line Processing
Order
Penjualan
Catat penjualan
Catat penjualan
Updata file
piutang dan
persesiaan
Master file Piutang
Master file Persediaan
Log transaksi penjualan
Cetak Faktur
penjualan
Faktur
Penjualan
Siapkan
Daftar Saldo
Piutang
Daftar Saldo
Piutang
Amsal Djunid 57
Gambar 5.3: System Flowchart Penjualan Batch
Processing
Order
Penjualan
Catat penjualan
Catat penjualan
file transaksi penjualan
Cetak Faktur
penjualan
Faktur
Penjualan
Update master file
Piutang dan
Siapkan
Daftar Saldo
Piutang
Daftar Saldo
Piutang
Master file Piutang
Amsal Djunid 58
Context Diagram dan Fuctional Diagram
Context dan functional diagram adalah alat dokumentasi sistem yang
dikembangkan oleh ahli informatika berbasis komputer. Diagram ini
digunakan pada saat pengembangan sistem. Dapat digunakan untuk
mendukomentasikan sistem yang sedang berjalan dan dapat juga
digunakan untuk menjelaskan ide logic dari sistem baru.
Context diagram memperlihatkan semua data yang menjadi input
sistem beserta sumbernya dan semua output sistem beserta tujuan atau
yang menerimanya. Dengan membaca kontext diagram kita akan
memperoleh gambaran umum sistem.
Functional diagram adalah rincian dari context diagram. Fuctional
diagram yang lazim disebut dengan bagan alir data sering dibuat
bertingkat, tingkat yang lebih rendah merupakan rincian dati tingkat
diatasnya.
Simbol yang digunakan, context dan functional diagram
menggunakan simbol yang sama. Context diagram menggunakan lebih
sedikit simbol karena diagram ini hanya menggambarkan sumber dan
aliran data masuk serta aliran output dan tujuannnya. Simbol yang
dinakan antara lain adalah
= entiti sumber atau tujuan data
= pengulangan entiti yang sudah ada
= aliran data
nama data
Amsal Djunid 59
= sistem/proses/fingsi
= data storage/database
Contoh contoh berikut adalah context diagram dan functional diagram sistem
administrasi belanja perguruan tinggi. Pengelolaan keuangan dimulai dengan
menyusun anggaran anggaran belanja. Pengeluaran hanya dapat disetujui jika
saldo mata anggaran yang bersangkutan masih tersedia. Setiap bulan disiapkan
pertanggungjawapan yang disampaikan kepada dewan pengawas.

manajemen
Sistem
Adm
Keuangan
Rekanan
Dewan
Pengawas
Masyarakat
anggran
Laporan dan
pertanggungjawaban
tagihan
pembayaran
Laporan tahunan
Amsal Djunid 60
Database
Manajemen
Rekanan
Dewan
Pengawas
Proses
anggaran
anggaran
Terima
dan
setujui
tagihan
Bayar
tagihan
pembayaran
Siapkan
laporan dan
pertgjwb
Masyarakat
laporan dan pertgjwb laporan
anggaran
anggaran pembayaran
Angg & realisasi
Manajemen
laporan dan pertgjwb
Amsal Djunid 61
Entity Relationship Diagram (Model)
Conceptual Entiti model juga dikembangkan oleh ahli informatika
yang digunakan dalam perancangan database. Ada dua Entity
Relationship diagram, Conceptual Entity Relationship Model dan
Physical database Design Model.
A. Conceptual Entity Relationship Model
Diagram ini mendokumentasikan semua data yang perlu di simpan
dalam data base. Dari titik pandang Model Entiti semua data yang
disimpan dalam data base dikelompokkan menjadi dua pertama entiti
dan kedua relationship atau hubungan.
Entiti adalah segala objek dan konsep yang relevan dengan sistem
yang sedang dirancang sehingga datanya perlu disimpan dalam
database, misal persediaan barang, supplier dsb. Relationship adalah
assosiasi diantara entiti yang yang datanya juga perlu disimpan dalam
data base. Misalnya data tentang supplier dari masing-masing
persediaan barang atau barang yang disediakan oleh masing-masing
supplier.
Dalam E-R Diagram dirumuskan beberapa macam hubungan
diantaranya yang penting dan paling banyak ditemukan adalah ada tiga
jenis hubungan. Jenis hubungan ini ditentukan oleh aturan yang
berlaku pada organisasi yang akan menggunakan database tersebut.
1. One to one relationship. One to one apabila satu unsur dari suatu
entiti hanya berbungan dengan satu unsur entiti lain dan demikian
juga sebaliknya.
Untuk contoh kita memiliki entiti suplier dan entiti barang. Aturan
yang berlalu (buseniss rule) mengatakan bahwa setiap barang hanya
dapat dibeli dari seorang supplier dan setiap suppler juga hanya
diizinkan menyediakan satu barang pula.
Maka hubungan antara supplier dan barang adalah hubungan 1: 1
(one to one relationship)
Amsal Djunid 62
2. One to many realtionship. Masih menggunakan contoh diatas, kita
anggap kalau business rule atau aturan mengatakan bahwa setiap
barang dapat dibeli dari beberapa orang supplier teratapi seorang
supplier hanya diizinkan menyediakan satu jenis barang saja. Jadi
hubungan antata barang dan dan sauppleir adalah hubungan one to
many. Satu barang dapat berasal dari banyak supplier, dan satu
supplier menyediakan satu barang saja.
3. Many to Many Relationship. Adalah apa bila satu unsur dari suatu
entiti dapat berasosiasi dengan lebih dari satu unsur entiti lain.
Demikian juga setiap unsur entiti lain tersebut juga dapat
berasosiasi dengan lebih unsur entiti tersebut. Jadi kalau setiap
barang dapat disupplai oleh banyak supplier dan seorang supplier
dapat pula menyediakan banyak barang maka hubungan antara
barang dan supplier adalah many to many rlationship.
Hubugan Obligatory, Hal lain yang digambarkan pada E-R diagram
adalah hubungan obligatori. Obligari atau tidak suatu hubungan
dilihat dari masing-masing sisi entiti yang berhubungan. Sehingga
suatu hubungan dapat obligatori dari salah satu sisi tidak dari sisi lain,
atau dapat juga obligatori pada kedua sisi, dan dapat pula tidak
obligatori pada kedua sisi.
Suatu hubungan akan dinyatakan obligatori pada suatu sisi adalah apa
bila setiap anggota dari entiti tersebut terkait atau terlibat dalam
hubungan yang sedang dibicarakan. Kita punya entiti pelanggan dan
entiti faktur. Antara faktur dan pelangan terdapat asosiasi, faktur untuk
pelanggan atau pelanggan memperoleh faktur. Setiap faktur pasti
berhubungan dengan pelanggan karena tidak ada faktur yang dibuat
tanpa da pelanggannya. Maka hubungan ini obligatori dari sisi faktur.
Tetapi hubungan ini tidak obligatori dari sisi pelanggan karena tidak
setiap pelanggan terhubung dengan faktur tertentu karena ada
pelanggan yang belum dibuatkan fakturnya. Pelanggan tersebut telah
memesan barang dan telah tercatat sebagai pelanggan barang belum
dikirim, belum ada faktur untuknya.
Simbol yang digunakan. Juga tidak ada aturan dalam penggunaan
simbol dan penulis yangberbeda menggunaan variasi simbol sendiri.
kita akan menggunakan simbol berikut.

= entit
= hubungan
= garis hubungan
1, M, N = tipe hubungan
= hubugnan obligatori
Contoh
Gambar 5.6 berikut adalah contoh E-R Diagram sistem pengendalian
penjualan dan persdiaan sebuah perusahaan.
Gambar 5.6 : Contoh E-R Diagram
B. Physical Database Design Model
Entity Relationship diagram menjadi dasar dalam perancangan tabel
database. Untuk menyimpan data hubungan ada dua dua kemungkinan
pertama menggunakan forein key yaitu dengan memasukkan key
(atrubut dari suatu entiti) menjadi atribut entiti lain. Cara kedua dengan
membuat atau menambah entiti baru dengan memasukkan key kedua
Pelanggan menerima Faktur
Barang
berisi
entiti dalam satu tabel baru. Pemilihan foreign key atau relationship
entiti tergantung kepada jenis dan tipe hubungan.
Kedua sisi
obligaroty
Gabungkan kedua
entiti
Kesalahan analsisa
hanya ada satu entiti
Salah satu sisi
obligatory
Gunakan foreign key Pada sisi obligatori
One to One
Relationship
Tidak ada sisi
obligatory
Gunakan
Relationship entiti
Sisi many obligatory Gunakan
Relationship entiti
One to Pada sisi many
Many
Relationship
Sisi many tidak
obligatory
Gunakan
Ralationship entiti
Many to
many
relationship
Selalu gunakan ralationship entiti
Dengan mengikuti aturan seperti tabel diatas maka tabel-tabel yang
diperlukan untuk sistem yang E-R Diagram pada gambar 5.6 adalah ;
pelanggan, gudang, persediaan, dan faktur, sebagai tabel utama, serta
tabel berisi (isi faktur rinci) untuk menyimpan data hubungan antara
faktur dan barang. Tabel isi faktur akan berisikan atribut faktur (key)
dan antribut barang (key) serta atribut lain yang terkait dengan kedua
key tersebut secara langsung seperti kuantitas dari masing-masing
barang.
Untuk hubungan antara pelanggan dan faktur tidak diperlukan tabel
baru cukup digunakan foreign key yang ditempatkan pada tabel faktur.
Sehingga pada tabel faktur akan ada atribut pelanggan sebagai
penghubung.
Dan hubungan antara gudang dan barang juga tidak perlu tabel sendiri,
cukup pula dengan foreign key yang ditempatkan pada tabel barang.
Sehingga pada tabel barang juga akan ada kode gudang untuk
mnyimpan data tempat penyimpanan masing-masing barang.
Amsal Djunid 65
Semua tabel yang dibutuhkan suatu database didokumentasikan
dengan model rancangan phisik database yang simbol-simbolnya
sebagai berikut.
= entiti/tabel/file
= garis penghubung
= foreign key
= indeks